Sosialt intranett

Lenge var bedriftenes intranett som store arkivskap. Så utviklet det seg til å bli personlige arbeidsflater tilpasset behov og bruksmønster hos hver enkelt. Nå er intranett i ferd med å bli samhandlingsarenaer hvor vi skaper, deler og jobber i prosesser sammen.

Fortsatt har imidlertid intranettet noe østtysk boligblokk over seg i mange virksomheter. ”Hvorfor er intranett så kjedelig?”, spurte Tone Nordbø i en blogg for en tid tilbake. Teknologien til å gjøre noe helt annet er jo der, og inspirasjonskilder finnes i tusentalls på internett. Noen har tatt til orde for å gravlegge intranettene fullstendig og erstatte dem med app’er og sosiale medier. Det tror jeg ikke er veien å gå for de fleste virksomheter, som trenger effektive kanaler for ren informasjonsdistribusjon – også. Men vi kan gjøre intranettene til noe mer ved først og fremst å tenke på dem som sosiale arenaer.

social-intranet1

Power to the people

Det var i en spennende, liten artikkel (se her) på nettet at jeg fant begrepet sosialt intranett. Man kunne tenkt seg at dette på et vis handlet om å gjøre intranettene til en slags lukket Facebook, hvor den store preikingen kan slippes løs. Men nei, begrepet er først og fremst knyttet til samarbeid, læring og kunnskapsledelse.

I artikkelen vises det til at vinnerne av Jakob Nielsens kåring av ”10 Best Intranets of 2011” alle hadde gode løsninger på et eller flere av disse områdene:

  • KUNNSKAPSDELING: Casestudier, eksempler, spørsmål og svar-verktøy, og så videre. (Det må påpekes at ”kunnskapsdeling” er et mye vanskeligere felt enn mange synes å tro, som krever prosesser langt utover det å dele informasjon med hverandre. Men la ikke det være en ”festbrems” akkurat nå.)
  • INNOVASJONSLEDELSE: Verktøy for å ta ideer fra konsept til ferdigstillelse.
  • KOMMENTARER: Den enkleste måten å få til et intranett hvor brukerne selv bidrar, er å åpne for kommentarer på absolutt alt innhold.
  • VURDERINGER: Brukerne får mulighet til å gi score/vurderinger av hvor nyttig/unyttig de opplever at for eksempel en artikkel eller tabell på intranett er. Dette fremmer engasjement, men gir også nyttige indikasjoner til andre brukere.
  • BELØNNING AV DELTAKELSE: De som deler innhold og bidrar i diskusjoner etc belønnes i form av f.eks. poeng eller en slags medaljer knyttet til brukerprofilen sin. Dette stimulerer igjen til økt bruk.
  • SKREDDERSYDDE TILPASNINGER: Intranettet må ha en slags intelligens og tilpasse hva slags informasjon du presenteres fra ut fra din profil og bruk. Men du må også selv kunne påvirke hva slags utvalg du får.

I artikkelen legges det også til ytterligere to viktige løsninger:

  • SOSIAL TAGGING: La brukerne selv knytte metatagger (ordene som beskriver f.eks. en artikkel slik at den kan gjenfinnes ved søk) til innholdet. De velger tagger ut fra slik de oppfatter innholdet, ikke slik det er tenkt kategorisert.
  • SOSIAL LÆRING: Lag muligheter for at de ansatte kan stille spørsmål til og få svar fra hverandre (f.eks. med det sosiale mediet Quora som modell – se tidligere artikkel om dette), publisere tanker om stort og smått, og så videre.

Nevnte Tone Nordbø trekker selv fram disse løsningene for å gjøre intranettene mer engasjerende for de ansatte:

  • Mer interaksjon og lek på en måte som gir gevinst for brukerne
  • Gjøre intranettet mobilt
  • Infographics og dashboard for å vise den mest nyttige informasjonen i stedet for å tvinge brukeren til å lese lange tekster
  • Bruke elementer fra spill, f.eks. for å fylle ut personprofiler

I artikkelen er det for øvrig et par interessante lenker, bl.a. til et whitepaper for EPiServer sosial intranett. Det som står her har stort sett gyldighet uansett hvilken teknisk plattform man bruker.

En større kulturendringsprosess

Sett med pedagogikkens briller er det flere av momentene over som er metodisk krevende, ikke minst dette med kunnskapsdeling. Det er også fort å glemme hvor mye innsats som kreves for å komme dit at intranettet nettopp blir en arena for samhandling. Det er jo ikke slik at, ”wow!, vi har en ny løsning, kom la oss hive oss entusiastisk rundt og ta den i bruk”. De fleste bedrifter som bestemmer seg for å gå i denne retningen opplever at de trenger redaktører og andre ressurspersoner til å dytte, dra og gå foran som pionerer. Men så på et tidspunkt når man et nødvendig minstevolum av aktive ”vanlige” brukere, og ting begynner å gå mer av seg selv.

Like viktig – eller kanskje viktigere – enn den direkte nytten man kan ha i dag av et slikt intranett, er hva denne typen løsninger bidrar med til å sette i gang langsiktige endringsprosesser i de ansattes forhold til nye medier, til virtuelt samarbeid, til relasjonsbygging og til å presentere komplekst innhold på en slik måte at folk forstår det (hvis ikke vil de skrive i kommentarfeltet at de synes du skriver dårlig, eller de vil gi artikkelen din en dårlig rating). Det handler om – slik jeg skrev i min forrige bloggartikkel – å stimulere en nødvendig kulturendringsprosess; berede grunnen for noen megatrender som er i anmarsj.

4 KOMMENTARER

  1. Atle Røijen

    En flott innlegg om et veldig interessant og viktig tema. Jeg står og spinner for å komme i gang i egen organisasjon, men ser at det er mange og store motkrefter. Du skriver at «De fleste bedrifter som bestemmer seg for å gå i denne retningen opplever at de trenger redaktører og andre ressurspersoner til å dytte, dra og gå foran som pionerer.» Det tror jeg er helt riktig, men du trenger faktisk også disse kreftene for trinnet foran: noen må ta ballen å ha en genuin interesse av å legge til rette for kunnskapsdeling, at vi skal kunne kommentere osv. Det er jo ikke gitt at fagfolkene egentlig vil dele, har tid til å dele og svare på spørsmål – håndtere flere henvendelser osv. Det er ikke sikkret at de ønsker å få innspill fra andre enn fra egen «krets». I store organisasjoner har vi mange siloer og vanntette skott, og det skal mye til at man gjør mer enn det som står på «målekortene» og det er vanskelig å få til tverrfaglig samarbeid spesielt hvis genvinstene hentes ut i en annen silo. Hvem eier iintranettet og hvilke interesser ligger bak? Er det kommunikasjonsavdelingen eller IKT? Hvilken interesse har de av større åpenhet og deling? Hva er signalene fra toppen? Bruker lederne selv sosiale medier, og har de skjønt den store verdien eller frykter de bare alt det dette kan føre med seg (tidstyv, usaklige debatter…)? Starten er jo ofte vedtak av regler for å ansvarliggjøre medarbeiderne og begrense bruken av sosiale medier. Jeg sier heller ikke dette for å være en festbrems, men for å starte en diskusjon om hvordan vi kan berede grunnen for det store skiftett.

    I min organisasjon har vi «brukt» Yammer i flere år. Jeg skriver «brukt», for det var et ulegitimert «nedenfra-og-opp»-initiativ ut fra tanken «vi tilbyr teknologien» og «ser hva som skjer»… Noen aktive ildsjeler, noen gode diskusjoner, noen lukka fora som fungerte, en tid. Så dalte interessen – folk klaget over at det var et system på si, glemte passordet og glemte å gå inn. Synd for etter min mening er Yammer en kraftfull, brukervennlig og god konstruksjon. Siden Microsoft har kjøpt Yammer håper jeg at Yammer vil bli integrett i Windows-plattformen etter hvert og da kan det være håp for nylansering – Yammer 2.0. Forhåpentligvis har vi lært noe av runde 1.

    • ytrevenstre

      Hei. Ja, du har helt rett, det er et (om ikke flere) viktig trinn FØR intranettet er der, som handler om kultur. Det er sagt at for sosialt intranett er kultur YIN og teknologien YANG.

      Jeg tror at du kan ha interesse av å lese min siste bloggartikkel, som refererer boka «Slik skapes kunnskap». Det er jo egentlig dette sosialt intranett også handler om, nemlig dele og skape kunnskap. Styrken til denne boka er at den gir en tydlig oppskrift for hvor og hvordan man skal jobbe for å komme dit.

  2. Tilbaketråkk: Viktige nye roller i kompetansearbeidet | YtreVenstre

  3. Tilbaketråkk: DKL 111 Hva er kunnskap og læring i dag, 2016? – IKT og Camilla

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.