Det er det – tross alle bøker som er skrevet om emnet – ingen fasit på. Men en håndfull smarte grep i planleggingen og et knippe lure teknikker i gjennomføringen går ofte igjen hos de som er flinke i formidlingskunsten. Jeg har også noen skjemaer du kan bruke.
Jeg holder selv mange kurs (også i presentasjonsteknikk), foredrag og presentasjoner, men er langt fra noen mester i faget. Jeg kan gå fra suksess den ene dagen til buklanding den neste. En stor nysgjerrighet for formidling som teknikk og en viss evne til å lære av egne feil, har imidlertid gjort meg tryggere og ført til at det går lengre tid mellom de gangene jeg direkte bommer på mitt publikum. Likevel, jeg har mine stunder av stor undring. Som når et kursopplegg går ”rett hjem” en gang, mens det ved neste gjennomføring er sand i maskineriet. Målgruppene var omtrent identiske, opplegget var det samme, men noe ble vesentlig forskjellig. Var det min dagsform?, noen ord som kom feil ut?, usynlige og ubevisste signaler som gikk mellom deltakerne?
Jeg vet ikke. Men én ting vet jeg, og det er at ingen forelesere, foredragsholdere eller presentatører lykkes alltid. Det handler rett og slett også om at publikums preferanser er forskjellige. Noen foretrekker en underholder med stort engasjement, mye energi og masse humor, andre får mer ut av den lavmælte og strengt saklige som ikke gir noe ved dørene. Andre igjen ser helst at foreleseren overlater mest mulig av gulvet til tilhørerne selv.
Det gjelder å finne en form som man selv kjenner seg komfortabel i og ikke forsøke å spille en uvant rolle. Det gir troverdighet og er en slags ”ground zero” for forelesere.
Grunnlaget legges i planen
Den britiske generalen Montgomery sa en gang at:
The plan is nothing, planning is everything
En godt gjennomført presentasjon eller forelesning starter med god planlegging, selv om ingenting aldri blir helt som planlagt. Her er kortversjonen av det jeg synes du bør ha med i planleggingsarbeidet:
MÅL OG HOVEDBUDSKAP: Sett presise, kommuniserbart mål, gjerne med aktive verb, som skal kunne, forstå, kjenne til, vite om, ha reflektert over, ta stilling til, se viktigheten av etc. Begrens antall mål; ett, eller kanskje to, er bra. Under målene har du ofte flere budskap: hovedpoenger som du vil ha tilhørerne til å forstå eller bli enige i. Begrens antall budskap også og bruk heller kraft på å få igjennom de du har.
MÅLGRUPPE: Jo mer du vet om dine tilhørere, jo lettere er det å få til en dialog med dem underveis. Hva jobber de med? Kan de noe om temaet ditt fra før av? Er de motiverte for å høre om dette – kan du påvirke motivasjonen på noen måte?
DIN ROLLE: Dvel litt ved dette spørsmålet: Hvem er DU som skal stå foran forsamlingen? Svært sjelden får vi rollen som store guru innenfor et fag eller tema. Min derfor deg selv om følgende:
- Du vil møte deltakere som antagelig vet mer enn deg, i hvert fall på noen punkter
- Du vil møte deltakere med lang livserfaring
- Du skal bruke deltakernes synspunkter og erfaringer som en ressurs, ikke som en trussel
- Du skal møte alle med respekt
MANUS: Ikke skriv et komplett manus, ord for ord. Det bare hemmer deg. Utdyp i stedet med momentene du vil ta opp under hvert budskap og forsøke å legge et muntlig språk på disse.
INNLEDNING OG AVSLUTNING: Planlegg innledningen spesielt nøye. Her skal du fange tilhørernes oppmerksomhet, motivere for det som kommer, gi en oversikt over mål og innhold, og presentere deg selv. God avslutning er også viktig. Her oppsummerer du hovedbudskaper og åpner for spørsmål og avklaringer.
DISPOSISJON: Ha en kjøreplan. Tidsfordelingen på virkes av lengde og type presentasjon, men her er et utgangspunkt: Innledning 5-10 % av tiden, hovedbolk: 80-90%, avslutning: 5-10%.
Lure teknikker i gjennomføringen
Åkei, så har du forberedt deg godt og stunden er inne. Her er de siste stalltipsene:
FORBEREDELSE: Vær ute i god tid for å unngå unødvendige overraskelser. Hils på tilhørerne etter hvert som de kommer, hvis de ikke er for mange. Vit nøyaktig hva du skal åpne med å si. Du har 7 sekunder på å skape et første inntrykk. Tenk på hvordan du skal presentere deg selv for å etablere en trygghet hos tilhørerne for at du har den nødvendige kompetansen.
ENGASJEMENT: Det er helheten som avgjør. Du kan feile ganske mye og likevel komme godt fra det så lenge du har et tydelig engasjement og kommuniserer med deltakerne.
TALE: Ikke snakk for fort – ta pauser så budskapet kan synke inn. Varier volum og hastighet, bruk variasjonen til å tiltrekke deg oppmerksomhet og framheve poenger. Ikke les av PowerPoint-presentasjonen, men snakk rundt den! Se deltakerne i øynene, ikke på lerretet eller på veggen.
KROPPSSPRÅK: Skift blikket og la det gli over hele forsamlingen, ikke bare en del av den. Beveg deg gjerne mens du snakker, men ikke bli en ”vandrer”. Ikke putt hendene i bukselommene. Ikke legg armene i kors over brystet. Det markerer avstand.
SPØRSMÅL: Spørsmål aktiviserer deltakerne og skaper variasjon, selv med store grupper. Utfordre deltakerne til bidra bl.a. med eksempler. Varier måten du stiller spørsmål på, med både åpne (hva mener dere om…) og lukkede spørsmål (er dere enige eller uenige i dette…). Vis at du er interessert hvis tilhørerne spør om noe. Vet ikke du svaret selv så hør om noen av de andre tilhørerne vet det – det er ingen skam å bruke den kompetansen som sitter i salen.
LADE BATTERIENE: Begynner øynene først å bikke hos deltakerne, er det ikke lett for deg som foreleser å holde driven oppe hos dem – eller deg selv. En liten, planlagt energilader underveis kan derfor være på sin plass om du skal holde på lenge: Fortell en morsom historie, vis en video som er relevant for temaet, gjerne med humor, ta en kort pause, send tilhørerne ut, få dem til å bevege på seg.
Litt skjematikk å støtte seg på
Jeg driver en del med observasjon av forelesere med etterfølgende veiledning. Da bruker jeg et eget observasjonsskjema som utgangspunkt. Det detaljerer det jeg mener er kvalitetskriterier i selve framføringen. Skjemaet kan du laste ned her: Observasjonsskjema_instruktorer
Det hender også jeg bruker noe som kalles Reality Training Checklist, ikke for å evaluere andre, men som en påminnelse og veiledning til meg selv i forberedelse av kurs, foredrag etc. Dette skjemaet kommer fra britiske John Salt – selverklært ”Learning Doctor” – og blir vel på norsk noe sånt som Sjekkliste for virkelighetsnær trening. Hensikten er å sette fokus på hva som gjør at et kurs eller en forelesning direkte og praktisk relevant for den jobben tilhørerne skal tilbake til. Skjemaet kan du laste ned her: Reality_Training_Checklist
en ting som er svært viktig, er premissavklaring. jeg har ofte sett at budskapet forstyrres eller kommer i bakgrunnen, dersom det er motstand mot endring (av organisasjonen, av rutiner, av prosess, av systemer), blant deltakerne.
start med å formidle premissene. er dette en opplæringssetting? hvor kan deltakere ta opp politiske spørsmål? hvilke spørsmål er relevante? hvilke er ikke?
jeg har observert kurs gå fra 5 – 6 timers varighet ned til 2 – 3, bare fordi foreleser avklarte premissene. læringsmiljø, fokus og stemning påvirkes også.
Godt poeng, Rune! Særlig i omstillingsfaser og andre tider med turbulens i organisasjonen, kan kurs bli en arena for å slippe ut damp og forsøke å få dekket sitt informasjonsbehov. Kanskje kan det være lurt å kanalisere spørsmål og synspunkter inn til en bestemt tidslomme et ted i kurset, eller kanskje skal man bare avfeie dette htl og si at slike ting får deltakerne diskutere et annet sted. Jeg har imidlertid erfaring for at hvis det først er gruff der, tyter det ut i krokene uansett, og da er det kanskje bedre å forsøke å få det inn ordnede former.
Ellers har jeg stor sans for det en britisk læringspsykolog, John Salt, sa en gang om hvis du ikke kan gjøre et kurs skikkelig (les: at deltakerne får et utbytte av det som de kan ta med rett tilake til jobben sin), er det bedre å sende de ansatte på en båttur med en kasse vin. Da får de i hvert fall snakket om ting de er opptatt av selv, og hvem vet, kanskje de lærer noe også. Kanskje det kan være et perspektiv å bruke også på den problemstillingen du tar opp, Rune?
jeg er nå pensjonist, men er opptatt av emnene. For meg er følgende viktig å huske på:
– Involver deltagerne, gjennom å ta med problembasert læring og spørrende undervisning
– Bruk Power Point profesjonelt som produksjonsverktøy og presentasjonsverktøy! (Her svikter mange)
– Ha en god og engasjerende åpning
– Demonstrer gjennom forelesningens innhold at du er engasjert, tror på og er overbevist om hva du snakker om har betydning/verdi for mottakerne
– Se deg selv som en coach
– Avslutt med oppfordringer til mottakere om å beslutte/gjøre noe med hva som er forelest
– Kjør alltid generalprøve
Dersom du har med disse enkle kjørereglene reduserer du sjansene for en dårlig forelesning og øker sjansene for at du opplever en respons som må oppleves for å forstå hva jeg mener
petter.berg.sr
Takk for kommentar. Ja, dette ser jeg på som helt i kjernen av hva en god foreleser gjør. I det siste har jeg særlig tenkt på viktigheten av å vise engasjement. Hva handler det om?
– Vise at du synes temaet det undervises i er spennende
– Vise at du liker å undervise
– Vise at du er interessert i hva deltakerne mener om dette
Flere momenter?